Надо знаите че, назаначить например каждую 1 и 3 субботу месяца днями встреч (а лучше пока наверно один день в месяце). Это как основа.
То есть люди в любом будут знать что кто-нибудь да приедет. А там дальше на форуме только обсуждать программы мероприятий или возможное перенесение, а то так и будем опять тыщу лет собираться и форум забивать.
Древовидный вид